Учасники тендеру: організації або фізичні особи-підприємці, які мають позитивний досвід забезпечення проведення заходів різного рівня – локальні, масові, представницькі, зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.
Під час війни у зв’язку з повітряними тривогами і ракетними обстрілами, постачальник, який надаватиме Українському Жіночому Фонду послуги із забезпечення проведення заходів (публічних заходів / тренінгів / семінарів), бере на себе відповідальність за якість надання послуг у безпечних приміщеннях, а також гарантує забезпечення дотримання правил та норм безпеки.
Звертаємо увагу на те, що УЖФ шукає кількох постачальників, які забезпечуватимуть проведення заходів у різних областях України. Перевага буде надана постачальникам, які можуть забезпечити проведення заходів у більше, ніж одній області.
Обсяг роботи та терміни:
Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з кожним обраним постачальником буде укладено договір на 1 рік, за яким постачальник періодично організовуватиме проведення різноманітних заходів (конференції, тренінги, зустрічі), а саме може забезпечити виконання наступних робіт:
- забезпечення відповідних умов та засобів для дотримання правил безпеки учасників, обумовлених військовим станом;
- організація місця проведення заходу та необхідного обладнання (ноутбук, проєктор, відеозв`язок, екран, фліпчарт тощо – за потреби);
- забезпечення харчуванням (кава-паузи, обіди, вечері) для учасниць/ків заходів;
- забезпечення проїзду учасниць/ків по місту, області (за потреби);
- забезпечення реєстрації учасниць/ків;
- забезпечення поселення учасниць/ків (за потреби);
- забезпечення компенсації проїзду учасниць/ків (за потреби);
- забезпечення необхідними канцтоварами (за потреби);
- друк роздаткових матеріалів (за потреби);
- організація фото- та відеозйомки (за потреби).
Вимоги до потенційних постачальників послуг:
- Позитивний досвід забезпечення проведення конференцій, тренінгів, семінарів, презентацій, робочих зустрічей та круглих столів, конференцій, навчальних поїздок тощо;
- Позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
- Наявність власної бази необхідного обладнання та засобів;
- Позитивний досвід співпраці з Українським Жіночим Фондом або з партнерами Фонду буде перевагою.
Для участі у тендері зацікавлені постачальники мають надати наступне:
- Заповнену форму тендерної пропозиції, яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, дає інформацію по кожному пункту вимог до постачальника та розрахунок вартості послуг;
- Попередній досвід постачальника у виконанні подібних завдань – список 5 організацій, яким було надано послуги з проведення заходів протягом останніх 2-х років, і до яких можна звернутися за рекомендаціями;
- Для фізичних осіб-підприємців – документи, що підтверджують державну реєстрацію ФОП та номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги.
Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою tender@uwf.org.ua до 27 лютого 2023 року включно із позначкою до теми листа «Тендер: конференц-послуги».