Тендер на обрання постачальників конференц-послуг

Український Жіночий Фонд (УЖФ) оголошує відкритий тендер на постачання послуг із забезпечення і проведення заходів поточних програм та проєктів Фонду у м. Київ та в областях України у період з серпня 2024 по березень 2025 р.

Учасники тендеру: організації або фізичні особи-підприємці, які мають позитивний досвід забезпечення проведення заходів різного рівня – локальні, масові, представницькі, зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.

Під час війни у зв’язку з повітряними тривогами і ракетними обстрілами, постачальник, який надаватиме Українському Жіночому Фонду послуги із логістичного забезпечення проведення заходів (публічних заходів / тренінгів / семінарів/ навчальних турів), бере на себе відповідальність за якість надання послуг у безпечних приміщеннях, а також гарантує забезпечення дотримання правил та норм безпеки.

Звертаємо увагу на те, що УЖФ шукає кількох постачальників, які забезпечуватимуть проведення заходів у різних областях України. Перевага буде надана постачальникам, які можуть забезпечити проведення заходів у більше, ніж одній області.

Обсяг роботи та терміни:

Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з кожним обраним постачальником буде укладено договір на 1 рік, за яким постачальник періодично організовуватиме проведення різноманітних заходів (конференції, тренінги, зустрічі, навчальні візити), а саме може забезпечити виконання наступних робіт:

  • забезпечення відповідних умов та засобів для дотримання правил безпеки учасниць/ків, обумовлених військовим станом;
  • організація місця проведення заходу та необхідного обладнання (ноутбук, проєктор, відеозв`язок, екран, фліпчарт тощо – за потреби);
  • забезпечення харчування (кава-паузи, обіди, вечері) для учасниць/ків заходів;
  • забезпечення проїзду учасниць/ків по місту, області;
  • забезпечення реєстрації учасниць/ків;
  • забезпечення поселення учасниць/ків (за потреби);
  • забезпечення компенсації проїзду учасниць/ків (за потреби);
  • забезпечення необхідними канцтоварами (за потреби);
  • друк роздаткових матеріалів (за потреби);
  • організація фото- та відеозйомки (за потреби)
  • організація перекладу (за потреби)
  • супровід менеджера компанії на всіх етапах організації заходу
  • підготовка звітності згідно умов замовника (первинні документи).


Вимоги до потенційних постачальників послуг:

  • Позитивний досвід забезпечення проведення конференцій, тренінгів, семінарів, презентацій, робочих зустрічей та круглих столів, конференцій, навчальних поїздок тощо;
  • Є можливість надавати послуги без ПДВ (на окремі заходи);
  • Позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
  • Наявність власної бази необхідного обладнання та засобів;
  • Позитивний досвід співпраці з Українським Жіночим Фондом або з партнерами Фонду буде перевагою.


Для участі у тендері зацікавлені постачальники мають надати наступне:

  1. Заповнену форму тендерної пропозиції, яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, дає інформацію по кожному пункту вимог до постачальника та розрахунок вартості послуг;
  2. Попередній досвід постачальника у виконанні подібних завдань – список 5 організацій, яким було надано послуги з проведення заходів протягом останніх 2-х років, і до яких можна звернутися за рекомендаціями;
  3. Для фізичних осіб-підприємців – документи, що підтверджують державну реєстрацію ФОП та номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги.

 

ЗАВАНТАЖИТИ ФОРМУ ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою tender@uwf.org.ua до 5 серпня 2024 року включно із позначкою до теми листа «Тендер: конференц-послуги».

МБФ “Український Жіночий Фонд” залишає за собою право відхилити пропозиції, подані без усієї запитуваної інформації, як такі, що не відповідають вимогам.