Запрошуємо до участі організації або фізичних осіб-підприємців, які мають позитивний досвід організації і забезпечення ділових подорожей в межах України і за кордон, зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.
Звертаємо увагу на те, що УЖФ шукає 1-2 постачальників, які забезпечуватимуть послуги з організації ділових подорожей в різних областях України та за кордоном.
Вимоги до потенційних постачальників послуг:
- позитивний досвід забезпечення проведення ділових подорожей і навчальних поїздок в межах країни та за кордон;
- високий організаційний рівень надання послуг, дотримання термінів, чітке врахування вимог замовника;
- налагоджена мережа партнерів за кордоном для забезпечення повного логістичного циклу подорожі;
- наявність відповідних дозволів, сертифікатів, КВЕДів, інших документів для надання послуг з організації подорожей з діловими цілями;
- не є суб’єктом судових процесів та процедур банкрутства чи ліквідації;
- непричетність до терористичної та/або злочинної діяльності та відсутність відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю.
Буде вважатись перевагою:
- можливість ведення розрахунків без ПДВ;
- позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами.
Під час війни у зв’язку із ускладненою логістикою подорожей і відсутністю авіаперельотів з території України, постачальник, який надаватиме Українському Жіночому Фонду послуги із забезпечення ділових подорожей (навчальних турів), бере на себе відповідальність за якість надання послуг, а також гарантує забезпечення дотримання правил та норм безпеки.
Обсяг роботи та терміни:
Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з кожним обраним постачальником буде укладено договір на 1 рік, за яким постачальник періодично організовуватиме проведення різноманітних ділових подорожей та навчальних візитів, які включають надання наступних послуг:
- розробка маршруту ділової подорожі та логістичного забезпечення;
- забезпечення проїзду учасниць/ків по Україні, та за кордоном (авіаквитки, потяг, автобус, тощо);
- організація трансферів (з аеропортів/вокзалів, між містами/місцями проведення зустрічей) в Україні та за кордоном;
- супровід у отриманні віз (за потреби)
- забезпечення учасниць/ків страховими полісами;
- бронювання готелів учасниць/ків;
- бронювання місць проведення заходів та необхідного обладнання;
- забезпечення харчуванням (кава-паузи, обіди, вечері) для учасниць/ків заходів;
- забезпечення компенсації проїзду учасниць/ків та інших витрат, пов’язаних із організацією ділової подорожі;
- забезпечення відповідних умов та засобів для дотримання правил безпеки учасників, обумовлених військовим станом;
- організація перекладу (за потреби);
- організація фото- та відеозйомки (за потреби)
- супровід менеджера компанії для виконання логістичного циклу подорожі;
- підготовка звітності згідно умов замовника (первинні документи).
Для участі у відборі зацікавлені постачальники мають надати наступне:
- заповнену та підписану форму комерційної пропозиції, яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, включаючи розрахунок вартості послуг, список організацій, яким було надано послуги, з контактами для отримання рекомендацій, номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги;
- документи, що підтверджують державну реєстрацію.
Результати будуть повідомлені учасникам шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою.
Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою tender@uwf.org.ua до 18 березня 2026 року включно. У темі повідомлення слід вказати «Ділові подорожі 2026».
МБФ «Український Жіночий Фонд» залишає за собою право відхилити пропозиції, подані без усієї запитуваної інформації, як такі, що не відповідають вимогам.