Відповіді на уточнюючі питання потенційних учасників – Міжнародна конференція 4.03.2024 року:
- оренда залу на 2 дні в готелі Інтерконтиненталь (1 великий та 2 малі зали) – які розсадки попередньо плануються у залах та час їх роботи?
Відповідь: розсадки поки що не визначені.
- проживання 50 осіб (1 ніч) –Проживання розглядається тільки в Інтерконтиненталі чи можемо пропонувати інший готель у пішій доступності до нього?
Відповідь: проживання розглядається тільки в Інтерконтиненталі.
- харчування для 150 осіб (обід, вечеря, 3 кава-паузи) – все у форматі шведська лінія?
Відповідь: бажано у форматі шведської лінії.
- логістичні витрати (щонайменше 50 місцевих та 10 міжнародних поїздок) – мається на увазі відшкодування вартостей проїзду учасників готівкою на самому заході? Маємо закласти сюди якусь фіксовану суму? Адже фінальний перерахунок буде по факту видачі.
Відповідь: маються на увазі додаткові витрати для готівкового розрахунку без урахування вартості квитків.
- синхронний переклад під час проведення заходу – потрібно передбачити як техніку так і перекладачів? Це має бути укр-анг англ-укр переклад? Його рахуємо лише у великий зал чи на всі 3 зали? Адже якщо 3 зали потребуватимуть цієї опції, то це 3 різні набори техніки та перекладачі у 3х залах.
Відповідь: так, укр-анг англ-укр переклад. Один комплект техніки для великої зали.
- технічна підтримка конференції – що саме з техніки буде потрібно на захід? Стандартно – екран, проектор, фліпчарт, інтернет чи можливо маєте власний список?
Відповідь: пункт технічна підтримка конференції передбачає розрахунок послуг персоналу з технічної підтримки.
- виготовлення роздаткових матеріалів для учасників – що саме потрібно виготовляти? Для розрахунку треба список та технічне завдання до роздаток. Макети надаються з вашого боку чи наш дизайнер розроблятиме?
Відповідь: конференц-пакет: бейджи, папки, блокноти, ручки. Будуть надані логотипи для дизайну, готові варіанти дизайну продукції погоджує УЖФ.
- оренда обладнання – прошу надати перелік необхідної техніки.
Відповідь: комплект мультимедійного обладнання, комплект звуку, комплект світла, синхронне обладнання, презентер, комплект комутації.
Відповіді на уточнюючі питання потенційних учасників – Зустріч для обміну досвідом/круглий стіл 5.03. 2024 року:
- оренда залу на 1 день в готелі Інтерконтиненталь (3 малі зали) – які розсадки попередньо плануються у залах та час їх роботи?
Відповідь: розсадки поки що не визначені.
- забезпечення проживання 50 осіб (1 ніч) – Проживання розглядається тільки в Інтерконтиненталі чи можемо пропонувати інший готель у пішій доступності до нього?
Відповідь: проживання розглядається тільки в Інтерконтиненталі.
- забезпечення харчування для 100 осіб (обід, вечеря, 3 кава-паузи) – все у форматі шведська лінія?
Відповідь: бажано у форматі шведської лінії.
- синхронний переклад під час проведення заходу – потрібно передбачити як техніку так і перекладачів? Це має бути укр-анг англ-укр переклад? Його рахуємо у всі 3 зали чи тільки в якийсь один?
Відповідь: так, укр-анг та англ-укр переклад. Один комплект техніки для однієї зали.
- технічна підтримка заходу – що саме з техніки буде потрібно на захід? Стандартно – екран, проектор, фліпчарт, інтернет чи можливо маєте власний список?
Відповідь: пункт технічна підтримка конференції передбачає розрахунок послуг персоналу з технічної підтримки.
- виготовлення роздаткових матеріалів для учасників – що саме потрібно виготовляти? Для розрахунку треба список та технічне завдання до роздаток. Макети надаються з вашого боку чи наш дизайнер розроблятиме?
Відповідь: конференц-пакет: бейджи, папки, блокноти, ручки. Будуть надані логотипи для дизайну, готові варіанти дизайну продукції погоджує УЖФ.
- банери, бренд-вол та фотозона – чи є чіткіше технічне завдання? Скільки банерів, які розміри та конструкції до них, бренд волу та фотозони потрібні? Ви надаєте макети, а ми друкуємо чи займаємося розробкою макетів?
Відповідь: Чітко визначених розмірів поки що немає. Будуть надані логотипи для дизайну, готові варіанти дизайну продукції погоджує УЖФ.
- оренда обладнання – прошу надати перелік необхідної техніки.
Відповідь: комплект мультимедійного обладнання, комплект звуку, комплект світла, синхронне обладнання, презентер, комплект комутації.
- Чи підлягають звільненню від оподаткування ПДВ послуги, що є предметом закупівлі та чи буде надано реєстраційну картку?
Відповідь: так. Маємо картку реєстрації міжнародної технічної допомоги, яка звільняє постачальників від ПДВ.
- Та чи можемо надати розрахунки у власній детальній формі чи ваша вордівська форма є обов’язковою?
Відповідь: будемо дуже вдячні за заповнення наданої форми тендерної пропозиції у ворді. Це необхідно для якісного порівняння і вибору постачальника. При заповненні розрахунку вартості можна і потрібно заповнити калькуляцію з деталями вашої пропозиції. Таким чином, буде зручно підлаштувати деталі під перелік загальних вимог.
- Яким умовам оплати Ваша організація віддає перевагу (передоплата часткова/повна, по факту, відтермінування платежу (скільки днів)?
Відповідь: часткова передоплата і остаточна оплата по факту надання послуг.
- Які критерії оцінки тендерних пропозицій буде застосовано?
Відповідь:
- Наявність необхідних документів та дозволів
- Стаж роботи в галузі (скільки років)
- Досвід роботи (з УЖФ або його партнерами; перелік організацій, яким надавалися послуги; кількість клієнтів за останні 2 роки)
- Рекомендації від клієнтів
- Цінова політика вартості послуг (% від вартості кошторису, можливість сплати послуг без ПДВ)
- Комунікація (наявність та повнота даних для зв’язку з представником підприємства; зворотній зв’язок)
- Якість прорахунку, реалістичність вартості послуг
- Яким чином буде здійснюватися оголошення результатів? Чи буде це у відкритому форматі з оголошенням імен учасників та переможця?
Відповідь: всім учасникам будуть надіслані особисті повідомлення на пошту. Оголошення результатів у відкритому форматі не буде.