Запрошуємо до участі
постачальників конференц-послуг, які мають позитивний досвід забезпечення проведення масштабних представницьких заходів зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.
Обсяг та строки виконання
Передбачається, що після оголошення результатів відбору, з обраним постачальником буде укладено договір на забезпечення конференц-сервісу для організації заключного заходу проєкту у березні 2026 року.
Вимоги до потенційних постачальників послуг:
- позитивний досвід забезпечення конференц сервісу, зокрема для масштабних подій на національному рівні;
- позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
- можливість ведення розрахунків без ПДВ;
- згода надати всю підтверджуючу документацію по витратам, що включено до виконавчого кошторису (по факту виконаних робіт);
- відсутність податкових зобов’язань;
- непричетність до жодних судових процесів та процедур банкрутства чи ліквідації;
- непричетність до терористичної та/або злочинної діяльності та відсутність відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю.
Постачальник має забезпечити:
- оренду локації для проведення заходу;
- забезпечення харчування учасників;
- організація реєстрації учасників;
- організування онлайн трансляції для офлайн учасниць/-ків;
- забезпечення синхронного перекладу (англійська/українська);
- забезпечення відшкодування витрат на проїзд та/або трансфер учасників (у разі необхідності);
- послуги копірайтера, дизайнера, перекладача (за необхідності);
- забезпечення проживання учасників (у разі необхідності);
- оренда обладнання для презентацій та облаштування локацій;
- виготовлення друкованих матеріалів, формування пакетів для учасників;
- підтримку менеджерів упродовж заходу.
Також передбачається, що постачальник забезпечить відповідні умови та засоби для дотримання правил безпеки учасників заходів, обумовлених військовим станом.
Для участі у відборі зацікавлені постачальники мають надати наступне:
- форму комерційної пропозиції, заповнену і підписану, яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, включаючи розрахунок вартості послуг, приклади стандартного меню, список організацій, яким було надано послуги, з контактами для отримання рекомендацій, номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги;
- документи, що підтверджують державну реєстрацію та податковий статус учасника.
Результати будуть повідомлені учасникам шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою.
Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою tender@uwf.org.ua до 17 березня 2026 року включно.
У разі виникнення питань просимо звертатись за електронною адресою tender@uwf.org.ua.